La mayoría de los usuarios inexpertos en el área de análisis de datos de encuestas subestiman el proceso de tabulación y análisis de datos y optan por el camino “más fácil”: Es decir, usar la hoja de cálculo Excel para almacenar los datos y realizar la captura de los datos, el control de calidad y el análisis de los resultados. Sin embargo, este camino que inicialmente parecía fácil, se convertirá luego en un largo y dificultuoso proceso manual que pondrá en juego la calidad de los datos del estudio, así como el tiempo de entrega de los resultados e informe final. A continuación se analiza con detalle las ventajas y desventajas que tiene Microsoft Excel para la tabulación y análisis de encuestas:
Ventajas de Excel en el procesamiento de encuestas:
Fácil de usar y comprender como se organizanlos datos.
Fácil de iniciar el proceso de captura y tabulación de los datos
Bajo precio, ya que Excel está disponible en la mayoría de los PCs.
No se necesita un entrenamiento especial, y cualquier persona puede usar Excel para procesar los datos.
Desventajas de Excel en el procesamiento de encuestas
Desventajas de Excel para almacenar los datos de encuestas:
1. Cuando la encuesta tiene preguntas de múltiple selección, se deberá reservar una columna en Excel por cada respuesta posible. Si por ejemplo cada pregunta de selección múltiple tiene 100 opciones de respuesta, cada pregunta usará 100 columnas en Excel, haciendo que el procesamiento; almacenamiento y análisis de este tipo de preguntas sea tremendamente complicado, además de muy manual y lento.
2. Dado que en Excel es fácil mezclar la data cruda (la que viene del cuestionario) con la data procesada, se deberán añadir columnas adicionales, las cuales alterarán la base de datos original, generándose así múltiples versiones de la hoja de cálculo y esto confundirá al usuario, o requerirá de una metodología estricta de control de versiones.
3. Cuando se tienen muchas variables y muchos sujetos, digamos unas 2.000 variables y unos 30.000 sujetos, Excel se torna lento e inmanejable.
Desventajas de Excel para capturar los datos (digitación):
1. Aunque es posible programar a Excel, el proceso de validación de datos en Excel se convierte en una verdadera odisea y un gran reto para los expertos, por ejemplo, validar fechas, números, formatos de hora, números de caracteres de campos textuales, validación de tipos de datos aceptables, etc.
2. Cada columna y cada celda en Excel deben estar validadas para garantizar la calidad de los datos, esto normalmente pone lento a Excel y complejiza la estructura de la hoja de cálculo.
3. Ya que Excel no trabaja en red ni en modo multi-usuario, si se desea ingresar datos entre varios capturadores, cada uno de ellos debe tener una copia en su PC de la hoja de Excel, de forma que no es posible validar que un mismo cuestionario haya sido ingresado varias veces.
4. Si se ingresan los datos entre varios capturadores, cada uno de ellos debe tener una copia de la hoja de cálculo. Pero qué ocurre cuando el administrador desea realizar un cambio?, tal como agregar una pregunta, eliminar una modalidad de respuesta, etc,. Pues en este caso, el procesamiento del estudio se convierte en un infierno de copias y de versiones de la misma hoja.
5. La probabilidad de cometer errores en la captura de los datos es alta, dado que Excel no permite validar por defecto códigos alfanuméricos o rangos numéricos a no ser que sea programado.
6. Como cada fila en Excel será un caso y cada columna será una variable, la carga de los datos se realizará de forma horizontal, columna a columna, mientras que la lectura del cuestionario por parte del usuario se hace en forma vertical. Por ello transcribir en Excel será muy lento y engorroso. (Lo mismo ocurrirá con SPSS).
7. En general, la calidad de los datos ingresados directamente en Excel será dudosa, y deberán ser llevados a una segunda herramienta para completar su revisión.
Desventajas de Excel para analizar los datos de una encuesta:
1. La generación de estadísticas muy manual y el proceso de creación de reportes y gráficos es muy lento y sensible a cometer errores.
2. La creación de cruces, por ejemplo el conteo de fumadores de la ciudad X que prefieren la marca Y es difícil obtenerlo intuitivamente, la única forma que provee Excel es mediante el uso de una Tabla dinámica. Sin embargo, cuando estas marcas de cigarrillo provienen de una pregunta de selección múltiple, la tabla dinámica se compleja e ineficiente.
3. La creación de una tabla de frecuencias en Excel puede demorar horas o días, lo que demoraría segundos en cualquier software especializado como “Rotator Analizador OLAP de Estudios”.
4. Si se desea crear un tabulado masivo de todas las variables del estudio, cruzadas por ciudad, estrato, sexo, edad, etc. esto podría demorar algunas horas ó días, lo que seguramente demorá escasos minutos en cualquier software especializado para el análisis de encuestas, como el “Rotator Analizador OLAP de Estudios”
Encuestas en EXCEL
En términos generales, los usuarios que han realizado varios estudios cuantitativos en Excel, han pasado por estas experiencias, y al final optan evaluar y usar un software especializado para el procesamiento de encuestas, tal como "RotatorSurvey", de esta manera se garantiza calidad óptima de la data, y una reducción de los errores técnicos y humanos. Y lo más importante, una reducción de los tiempos y del retrabajo.
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